El futuro del reclutamiento radica en la automatización de procesos robóticos (APR), pero los procesos comerciales no pueden cambiar de la noche a la mañana. Te presentamos una guía rápida sobre dónde comenzar.

Hoy en día los reclutadores tienen acceso a una fuente de talentos más grande que nunca. Con el aumento del reclutamiento en las redes sociales y las comunidades profesionales en línea como Github y Freelancer, el grupo de talentos se ha expandido, y con él, el procesamiento de volúmenes para profesionales de AT en todas las categorías. Dado que solo hay tantas horas en el día, los reclutadores se están volcando cada vez más hacia la automatización de las tareas más tediosas, dándose el tiempo que necesitan para manejar un grupo más profundo de candidatos, enfocándose en los más calificados, sin perder la oportunidad de entregar una experiencia de primer nivel a todos los candidatos.

Para mantenerse competitivas, las empresas deben automatizar los flujos de trabajo y explorar cómo se puede acelerar cada etapa del embudo de reclutamiento. Pero, para llegar aquí, es posible que desees tomar un camino un poco más fácil, automatizando solo una o dos funciones primero, mientras trabajas hacia un despliegue de extremo a extremo.

A continuación, un plan para ese enfoque paso a paso:

1. Primer contacto:

Opta por usar un chatbot de reclutamiento con el que tus candidatos puedan interactuar sin mucho esfuerzo para postularse a cualquier puesto. Este agente de conversación ayudará a los candidatos durante cada etapa del proceso de solicitud, manteniéndolos informados sobre su estado, respondiendo preguntas frecuentes y siendo su conducto para las campañas de reincorporación.

Nuestros datos indican que la tasa de finalización de las solicitudes de empleo a través de un bot de Facebook Messenger o WhatsApp es superior al 95%, mucho más alta que las aplicaciones en línea tradicionales, que a menudo requieren asistencia humana de los reclutadores para compensar la pobre experiencia UX de un ATS envejecido.

Estudios han demostrado que casi el 50% de los candidatos abandonan cuando se les exige que escriban manualmente sus currículums. Ten en cuenta que más de un tercio de las aplicaciones suelen estar fuera del horario de trabajo estándar (noches y fines de semana), por lo que tener un chatbot en servicio las 24 horas del día, los 7 días de la semana, generará un gran retorno de inversión si estás buscando construir una fuente de talentos más profunda.

2. Evaluación Previa:

Ahora que tienes un bot como asistente amigable, puedes configurarlo para seleccionar a tus candidatos antes de invertir el valioso tiempo de tus reclutadores con ellos. Es posible que desees comenzar con una simple investigación observacional: ¿cómo deciden sus reclutadores y gerentes de contratación qué solicitudes aceptar, cuáles ignorar? También es posible que algunas de las evaluaciones que se realicen no sean algo que pueda deducirse de la descripción del trabajo (por ejemplo, puede ser que no quieran contratar candidatos provenientes de ciertas compañías).

Agregar esas preguntas de detección como parte de la campaña aliviará de inmediato al equipo del trabajo manual. A continuación, puedes seleccionar automáticamente a los candidatos según el nivel de educación, la experiencia laboral relevante o la ubicación. Los que no cumplan con los criterios básicos pueden ser rechazados automáticamente, y notificados, sin que tus reclutadores tengan que intervenir.

Recopilar estos datos digitalmente (en comparación con una llamada telefónica) también significa que podrás buscarlos y usarlos para futuras campañas de abastecimiento.

3. Consolidación de datos:

Tener toda la información de tu candidato (tasas de finalización y participación, tiempos de respuesta, calificaciones, etc.), así como el rendimiento de la campaña de trabajo por canal, todo en un solo lugar brinda a los reclutadores una gran ventaja. Desafortunadamente, los reclutadores a menudo pasan demasiado tiempo iniciando sesión en múltiples plataformas y eliminando datos de cada una de ellas. ¿Por qué? Probablemente estos sistemas de registro se compraron sin que se asignara ningún presupuesto (¿o no se pensó?) a la integración del sistema.

Con la mayoría de los sistemas que ahora tienen APIs robustas (aquí está la nuestra), las integraciones entre diferentes plataformas no son tan caras como solían ser, lo que significa que es posible que puedas devolver a tus reclutadores algo de ese tiempo con una integración rápida.

Un buen CRM debería ofrecerles una vista unificada de todos los datos del candidato, desde la data en el ATS, redes sociales, eventos, plataformas de evaluación y cualquier otro sistema involucrado en el viaje del candidato. Un proceso totalmente digital también produce toneladas de datos nuevos (por ejemplo, ¿cuántas veces reprogramó el candidato una reunión? ¿Cuánto tiempo los lleva completar el examen? Etc.) que se pueden usar para ajustar el examen y acelerar las cosas aún más.

4. Programación de Entrevistas:

Una de las cosas más fáciles de automatizar es también una de las tareas más frustrantes y laboriosas de los reclutadores: programar entrevistas. Una simple integración del calendario con tu CRM, a la que los candidatos pueden acceder tan pronto como sean preseleccionados (automáticamente) puede liberar a tus reclutadores de tener que enviar un sinfín de correos electrónicos  intentando determinar el momento adecuado para una entrevista en persona o telefónica.

Al automatizar esta tarea, los reclutadores pueden enviar a los candidatos un enlace para auto programarse de acuerdo con los espacios disponibles, y tener sus calendarios constantemente sincronizados con todas sus entrevistas. Esto elimina el error humano y facilita las notificaciones de cancelaciones, cambios y recordatorios cuando se acerca la entrevista. Esta automatización puede reducir su tiempo promedio de contratación en unos pocos días.

Tener una programación digitalizada también significa que puede automatizar todos los flujos de trabajo "anti-efecto fantasma", enviando recordatorios a los candidatos antes de las entrevistas y reprogramándolos cuando no se presenten. ¿Qué tal? Así ya verdaderamente no hay oportunidades que perder.

5. Evaluaciones:

No recomendamos automatizar la entrevista real, un reclutador humano calificado tiene demasiado valor cuando se trata de evaluar si un candidato es el adecuado para el trabajo. Y no compramos la idea futurística de reconocimiento facial prometida por la Inteligencia Artificial para detectar ciertas emociones ... Pero incluso sin depender de la IA, se ahorra muchísimo tiempo al recopilar y enviar datos utilizando un chatbot.

Puedes solicitar a los candidatos que envíen rich media (video o respuestas de voz), para que los reclutadores puedan revisarlos en masa más adelante. Las conversaciones asincrónicas son mucho más eficientes que examinar manualmente los currículums, participar en entrevistas telefónicas o videoconferencias para representar la situación general.

La mayoría de los empleadores no esperaron la RPA o la tecnología de chatbot para automatizar las evaluaciones, pero a menudo tienen dificultades para lograr que sus candidatos completen esas evaluaciones en línea de manera oportuna, y tienen que recurrir a la intervención humana con reclutadores que guían a los candidatos a través del proceso. Este es una oportunidad perfecta para implementar chatbots en la plataforma de mensajería preferida de su mercado objetivo (por ejemplo, SMS en los EE. UU., Messenger en Filipinas, WhatsApp en la India). Una plataforma de chatbot como Talkpush permite la integración bidireccional con muchas plataformas de evaluación, como CrossKnowledge, HireIQ, etc.

6. Pre-incorporación:

Has obtenido cientos (o miles) de candidatos. Los examinaste, los entrevistaste, recopilaste un montón de datos y tomaste la mejor decisión que podías tomar, finalmente le diste el contrato de trabajo al candidato elegido. Y milagro de milagros: ¡el/ella aceptó firmarlo! Hasta este etapa es donde la mayoría de los reclutadores están dispuestos a llegar, olvidando que del 10 al 30% de los candidatos desaparecerán desde el momento en que firman el contrato hasta su fecha de inicio real.

Este tipo de "ghosting" (entre la firma del contrato y el inicio del trabajo) a menudo no se informa y se mal entiende. Si bien nunca se eliminará por completo (las situaciones cambian y los candidatos deben hacer lo que más les conviene en un momento dado), se puede reducir significativamente mediante un compromiso constante con los candidatos durante este período. Los reclutadores generalmente no tienen tiempo para esto, ya que ya están trabajando en su próxima solicitud, por lo que esta es una oportunidad perfecta para crear un flujo de trabajo automatizado para mantenerse en la mente y anticiparse a las preguntas de los nuevos empleados.

La automatización de las comunicaciones, lo que significa liberar a los reclutadores para que hagan más trabajo de contacto, puede reducir sus horas de trabajo y satisfacción laboral. En la medida de lo posible, haz que los reclutadores participen en el diseño del mensaje para que refleje su voz y personalidad, y puedan sentir que el bot sirve como una extensión de sí mismos, no como un reemplazo sin alma.

¡Que los robots te acompañen! 🤖