Esta guía repasa todo lo que tienes que saber, desde cómo obtener una cuenta verificada a los beneficios de implementar un chatbot en tus comunicaciones con candidatos por medio de WhatsApp (y cómo hacerlo.)

WhatsApp es la plataforma de mensajería por excelencia en latinoamérica. Su popularidad ha alcanzado hasta las regiones más remotas ya que resulta ser una alternativa de comunicación económica en comparación a llamadas o SMS. WhatsApp es una herramienta con mucho potencial para la industria de reclutamiento ya que incrementa la accesibilidad para todos los candidatos, sobre todo en estos tiempos de trabajo remoto donde no todos tienen los mismos accesos a una conexión estable de Internet — pero si es muy probable que cuenten con un paquete básico de celular que les permita acceder a WhatsApp. 

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La realidad es que es muy probable que tus reclutadores la estén usando para comunicarse con tus candidatos actualmente, la desventaja es que lo hacen desde su línea personal. Esto supone varios inconvenientes, sobre todo desde la perspectiva de transparencia y calidad de experiencia. Al no tener acceso a las comunicaciones que tienen tus candidatos actualmente por WhatsApp, no puedes estar seguro si tus reclutadores están siguiendo las políticas estipuladas por la empresa. Además estás perdiendo información de valor que se queda en el celular de tus reclutadores, cuando la podrías tener en tu base de datos. Claro, siempre  se puede traspasar esta información pero genera más trabajo tedioso, se presta a errores humanos y se convierte en un problema tanto para tu equipo de adquisición de talento como para tus candidatos. Esta práctica presenta a menudo situaciones donde tu bolsa de talento se encuentra llenando la misma información en un formulario que ya compartieron con el reclutador. 

Así que estamos claros en el hecho de que WhatsApp es una herramienta necesaria para el modelo de reclutamiento de hoy en día, pero necesitamos incluirlo como parte oficial del proceso — y además automatizarlo para generar la mejor experiencia. En este artículo hacemos un breve resumen de como llegar a ello — partiendo desde cero. 

WhatsApp Business

Lo primero que tienes que hacer es crear una cuenta con WhatsApp Business — ojo, esto no significa que ya puedes empezar a utilizarla, es solo el primer paso. Lo más importante es obtener ese visto bueno que indica que eres una compañía verificada para generar confianza y que tus candidatos no te identifiquen como como “spam” o te ignoren. La verificación viene después. Pero bueno, la creación de WhatsApp Business es bastante fácil para empresas pequeñas. ¿Contratas a menos de 500 candidatos al año? Aquí podrás encontrar información para crear tu cuenta de WhatsApp Business. 

Lo complicado entra en operaciones más grandes, como los empleadores de alto volúmen que desean utilizar una línea única para todos sus candidatos y reclutadores. Esto se hace a través del WhatsApp Business API y requiere de integraciones con tu ATS o CRM. En esta parte lo ideal es que cuentes con un equipo dedicado por parte de tu proveedor de software de reclutamiento que pueda manejar esa integración. Talkpush es uno de ellos, de hecho, es la única plataforma de Candidate Relationship Management (CRM) que se integra completamente con WhatsApp, permitiendo a tus reclutadores tener conversaciones con los candidatos desde el CRM, que a ellos les llega como mensajes de WhatsApp. 

Cuenta Verificada

Para obtener la verificación de tu cuenta, ese ícono color verde que indica seguridad y confianza, debes pasar por un proceso burocrático con Facebook — los dueños de WhatsApp. Lo más importante es que demuestres cómo te vas a atener a las reglas del juego, impuestas por Facebook que buscan limitar el contacto masivo de spam. En Talkpush manejamos completo el proceso de verificación, creando un flujo programado con los modelos de mensajes “opt-in” requeridos. Es decir, tenemos plantillas que aseguran que tu cuenta será aprobada ya que se acatan a las comunicaciones permitidas y las reglas que no te permiten re-establecer contacto después de 24 horas sin comunicación por parte del candidato.  

Otra cuestión que debes tener en cuenta es que este proceso de verificación se realizauna vez tengas una cuenta con tu proveedor de telecomunicaciones preferido y un número asignado — esta parte también apoyamos a gestionarla desde Talkpush. 

Administración Multipersonal

Una pregunta frecuente es cómo los equipos de reclutadores pueden tener acceso uniforme a la cuenta de WhatsApp. Este tema es de las partes más fáciles. Como mencionado anteriormente, Talkpush se integra completamente con esta plataforma de mensajería. Esto quiere decir que tus reclutadores solo necesitan acceso al CRM, no estarán comunicándose desde WhatsApp. Más bien todas las comunicaciones ya sean de WhatsApp, Facebook Messenger, SMS o email se realizarán desde el ecosistema de reclutamiento digital que ofrece Talkpush. 

Este sistema es realmente ideal para equipos de contratación masiva (a partir de 800 contrataciones al año) ya que otorga total transparencia en todas las conversaciones. Además permite a tus reclutadores tener fácil acceso a datos desde cualquier canal, incluyendo ahora, WhatsApp. En efecto, convierte a este medio tan oportuno pero informal, en otro canal totalmente monitoreable, efectivo y te permite integrarlo como parte de tu estrategia. 

Automatización

Listo. Llegamos al último nivel de optimización de WhatsApp en reclutamiento. Ya tienes tu cuenta de WhatsApp Business verificada, ya la integraste a tu sistema de reclutamiento. Ahora, debes pensar en qué experiencia quieres brindarle a tus candidatos. Hoy en día esperan tener respuestas instantáneas, encontrar la información que buscan rápidamente y puntos extras por  mantenerlos informados sobre el  estatus de su solicitud a lo largo del proceso. Con un chatbot puedes lograr todo esto a escala.

Lo único que necesitas es una idea clara de tu tono, las preguntas que hacen tus candidatos frecuentemente y un flujo de respuestas que necesitas saber para poder pre-seleccionarlos automáticamente. Se programa todo esto en el cerebro de tu bot, y tu cuenta de WhatsApp se maneja sola, hablando con candidatos, haciendo esas preguntas preliminares que indicarán si es calificado para el siguiente nivel de entrevistas y manteniéndolos informados de cada caso del proceso.

Está claro, que los bots no son humanos. Por eso tus reclutadores tendrán acceso a conectarse a la conversación en todo momento (por si quieren revisar o tomar control de la conversación con el candidato) y regresársela al bot una vez finalizado su cometido. Este switch no supone ningún cambio en la experiencia del candidato, que seguirá en la misma línea sin tener que realizar ningún paso extra para comunicarse con un humano. 

La automatización de tu cuenta de WhatsApp significa poder hacer más con menos, ya que con el chatbot y la capacidad omnicanal de Talkpush nos podemos olvidar del típico sitio de empleo con un formulario que tomaría 40 minutos llenar.

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